Il LA per raccontare questa storia di web me lo ha dato un ricordo di Facebook tornato a galla in questi giorni. Ritraeva la foto del mio ultimo treno da pendolare.
Estate 2019. Dopo anni di disservizi ferroviari, arrabbiature, rospi enormi ingoiati, e dopo decenni di lavoro dipendente, un bel giorno mi trovo a fare l'autostop per sopperire all'ennesimo treno soppresso.
È il punto di rottura. Ci vuole un cambio.
Nulla intorno a me mi ispirava particolare fiducia per ricominciare come dipendente. E avevo in mente idee innovative, su cui sto ancora lavorando e su cui spero presto di raccontarti qualcosa di più.
Da qui la decisione di scegliere una cosa che mi faceva paura: mettermi in proprio.
Mai mi sarei immaginato che ad accogliermi, proprio nel mese in cui chiudevo tutte le pratiche per l'apertura della partita IVA, c'era addirittura una pandemia.
Per il lavoro su cui puntavo di più, un blog turistico dedicato a Santa Maria di Leuca, che avevo ristrutturato, che puntavo a rimettere in moto e che mi avrebbe fatto tornare nella mia terra nativa di tanto in tanto, le cose si mettevano subito in salita. Fortunatamente, il mio caro amico Toni ha continuato a curarne egregiamente i contenuti.
Ma l'imprevisto si era messo subito di traverso, purtroppo nel modo peggiore possibile. Per tanti la pandemia ha segnato un periodo difficilissimo, per molti poi è stato davvero doloroso. Cosa potevo fare nel mio piccolo?
Uno strumento utile al terzo settore nel periodo della pandemia. E non solo.
Oltre che la partita IVA, quello pre-Covid è stato anche il periodo dell'avvio di un'associazione di volontariato: una cosa che io, mia moglie e e un gruppetto di amici avevamo voluto fortissimamente. Ma il Covid ci aveva fermati, anche lì.
Il caso ha voluto che una richiesta arrivasse alla mia casella email: proveniva da un'altra associazione "gemella" della nostra, di cui allora ero presidente. Per loro era tempo di rinnovare il consiglio direttivo.
"Non possiamo riunirci in presenza. Dobbiamo farlo on line". Sì, ma come?
Niente WordPress o simili, ci voleva qualcosa di mai visto prima, qualcosa di pensato per le associazioni di volontariato, quelle che una volta si chiamavano Onlus, ma che ora a seguito della riforma del terzo settore sono diventate ODV, APS, ETS, e così via.
Grazie al passaparola è stato utilizzato varie volte durante la pandemia, quando abbiamo imparato tutti a prendere familiarità con strumenti che ci facevano lavorare da remoto, ma serve ancora oggi: può essere molto utile per quelle associazioni in cui i soci sono molto lontani geograficamente.
Questo può essere motivo di scarsa partecipazione o di delega, e questo tool vuole essere uno strumento per ovviare a questo problema.
Le specifiche del lavoro e i requisiti per mettere on line
"Fai un Doodle/Google Form/FOGLIO EXCEL!" direbbe qualcuno in associazione... non vorrei passare per il complicatone di turno, ma il codice del terzo settore e gli statuti sono molto precisi riguardo alle elezioni del consiglio direttivo di un'associazione di volontariato.
- Anzitutto, si vota durante l'assemblea ordinaria dei soci. Farlo online rende difficile la consultazione in tempo reale (anche se ho saputo che delle associazioni hanno usato lo strumento che potete scaricare da questa pagina durante l'assemblea, e senza problemi), per cui c'era l'esigenza di definire un orario di apertura delle consultazioni e un orario di chiusura. Durante l'assemblea si provvede alla ratifica della consultazione on line.
- Il voto sulle persone deve essere segreto. Non è un'alzata di mano ma una sorta di urna virtuale, in cui ognuno deve votare per sé, senza poter modificare il voto degli altri. Per cui... bocciato il foglio di lavoro condiviso su Google Drive.
- Ogni socio deve avere diritto a un unico voto, cosa che va garantita e assicurata. Bocciati per questo Doodle e Google Form, che tra l'altro renderebbe praticamente obbligatorio che ogni socio abbia una casella Gmail (non credo che esista uno statuto che preveda questo adempimento da parte dei soci).
- Inoltre, si deve procedere allo spoglio delle schede e si deve calcolare in automatico il totale dei voti dei singoli partecipanti.
- Bisogna prevedere i casi delle schede nulle (troppi voti) e bianche... che può sembrare una sciocchezza, ma che in assemblea succede!
- Bisogna sapere chi tra i soci si è espresso, e chi è riuscito ad accedere alla piattaforma di voto... garantendo comunque al contempo accessibilità da parte di tutti e segretezza del voto.
- Deve funzionare bene su computer, tablet e cellulari.
Tutto ciò, necessita di essere ospitato in uno spazio web. Per cui... per te che scaricherai questo zip... cosa importantissima: per usare questo sistema c'è bisogno di uno spazio web che supporti script in php e un database MySql.
Io ti do tutto quello che ti serve, e se tra i tuoi soci c'è qualcuno abbastanza smanettone con l'informatica vedrai che potrai pubblicare il tutto senza grossi problemi.
Ma se hai bisogno di aiuto o di modifiche, puoi contattarmi.
Insomma, gli ingredienti ci sono tutti. Vediamolo insieme in azione!
Come funziona
Ecco quello che vedono i soci. Sono stati usati nomi di fantasia, tranne quello dell'associazione Vip Perugia ODV, e il camice che si vede apparire nelle foto: è quello dei volontari clown di corsia della federazione Vip Italia ODV.
I componenti del consiglio direttivo (ovviamente uscente) hanno dei controlli sull'andamento delle votazioni, ma non possono intervenire in alcun modo. Cosa importante è che la funzione di invio automatico delle email che vedete ogni tanto nel tutorial è stata disabilitata, in quanto molti dei messaggi finiscono automaticamente in spam (sulle caselle Gmail) o vengono rifiutati (da chi usa Libero).
Per inviare il link ti toccherà fare un passaggio socio per socio tramite altri canali (consiglio WhatsApp web o Telegram web: per fare copia incolla ci vuole davvero un attimo!)
Perdonate la rudimentalità dei video, ma il momento non era dei migliori... non lo giro nuovamente perché credo sia molto rappresentativo del periodo in cui questo sistema è nato.
Come configurare il sistema
Come ti dicevo, per configurare questo tool è richiesta qualche conoscenza informatica, per cui... non è esattamente una cosa per chi non ha mai aperto un editor di testo. Se hai bisogno di una mano, contattami e parliamone!
Cose importanti da sapere per chi si troverà a configurare il tutto:
- Nello zip in basso trovi database e script PHP. Trascina la cartella "votazioni" nalla root del tuo sito. Il database non si pubblica.
- I soci vanno inseriti nella tabella users. Il campo iscandidato va settato a 1 se la riga è relativa a un utente candidato. I campi key1 e key2 vanno riempiti con 8 caratteri a-z/0-9 che ci serviranno come controllo di sicurezza. Puoi omettere tranquillamente i dati relativi alla mail, dato che la funzione è stata disabilitata.
- La connessione al database si esegue nel file local/local-settings.php. Occhio alla variabile install_folder_level: essa indica in che cartella è pubblicato il sistema. Metti 1 se è in una subdirectory della root: se vedi che la pagina viene caricata senza css, probabilmente è colpa di questo parametro!
- La cartella direttivo è protetta con htpasswd. Devi impostarlo. crittografando la password in sha 512. Ricorda poi che il file direttivo/.htaccess va settato con il path assoluto dell'htpasswd
- Nel file votazioni/index.php devi settare la data di apertura/chiusura voto, e il numero di preferenze che i soci possono esprimere
- Ricorda di fare un trova e sostituisci in tutti i file di "iltuosito.it": va cambiato con l'url effettivo del sito che ospiterà il sistema.
- Ricorda di fare un test generale prima di mettere on line,e di svuotare tutte le tabelle (ad esclusione di quella dell'anagrafica utenti) dopo averlo portato a termine
- Inserisci gli screenshot delle votazioni nel verbale
Non mi resta che augurare buon lavoro al direttivo della tua associazione... e ringraziare sempre chi decide di donare il suo tempo per portare avanti un progetto di volontariato